Головна » Нотаріат і фінансовий моніторинг » Методичні рекомендації, роз’яснення, публікації » Щодо засвідчення вірності перекладу документа

Щодо засвідчення вірності перекладу документа

Вівторок, 12 Лют 2019, 09:30

Відповідно до вимог статті 34 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон) нотаріус, серед іншого, засвідчує вірність перекладу документу з  однієї  мови на іншу.

Засвідчення вірності перекладу документа здійснюється за усним зверненням заінтересованої особи, а також за клопотанням заінтересованої особи при вчиненні іншої нотаріальної дії.

Слід зазначити, що нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови, з яких або на які перекладається документ. Якщо нотаріус не знає відповідних мов (однієї з них), переклад документа може бути зроблено перекладачем, справжність підпису якого засвідчує нотаріус за правилами встановленими Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 за №296/5 (далі – Порядок). При цьому, крім документу, за яким встановлюється особа, перекладач повинен надати документ, який підтверджує його кваліфікацію.

При засвідченні вірності перекладу документа слід враховувати вимоги глави 8 розділу І Порядку, зокрема щодо документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії. Так, нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем, порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи (у разі наявності), яка видала документ.

Такі ж вимоги визначені і для документів, виданих іноземними установами та громадянами.

Згідно Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, міжнародних договорів, статті 100 Закону, документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Легалізація документів підтверджує дійсність оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

            Разом з цим, відповідно до Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів 1961 року, до якої Україна приєдналася у 2002 році на підставі Закону України «Про приєднання України до Конвенції,  що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», єдиною формальною процедурою є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений (стаття 3 Гаазької конвенції).             Слід звернути увагу на те, що передбачений в частині першій статті 3 Гаазької конвенції апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом та  повинен  відповідати  зразку, який додається до Гаазької конвенції. Апостиль, це спеціальний штамп, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток та робить документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції, тобто надає йому право на існування в міжнародному обігу.            Разом з цим, Україна є учасницею Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах про надання правової допомоги та окремих міжнародних договорів, якими скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав-учасниць такого Договору/Конвенції. Що стосується міжнародних договорів, то на сьогодні діють Договори про правову допомогу між Україною та Азербайджаном, Білорусією, Вірменією, Грузією, Казахстаном, Киргизією, Молдовою, Росією, Таджикистаном, Туркменістаном, Узбекистаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Угорщиною, Польщею, Монголією, В’єтнамом, Македонією, Іраном, Болгарією, Кубою та КНР.

Для перекладу документів надаються оригінали або їх нотаріально засвідчені копії.

Якщо при вчиненні нотаріальної дії (посвідчення правочину, засвідчення вірності копії тощо) одночасно вчинюється й переклад на іншу мову, то переклад вміщується поруч з текстом документа на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався з лівого боку, а переклад – з правого.

Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписами. Під текстами оригіналу та перекладу вміщується підпис перекладача у разі здійснення перекладу перекладачем.

У такому разі посвідчувальний напис викладається під текстами документа і перекладу з нього.

Переклад, розміщений на окремому від оригіналу чи копії аркуші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою.

При засвідченні вірності перекладу документу застосовуються посвідчувальні написи за формами (№72, №73), встановленими додатком 25 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України 22.12.2010 №3253/5 (далі – Правила).

Законодавством також передбачена можливість засвідчення вірності копії з оригіналу документа з одночасним письмовим перекладом тексту нотаріусом та/або перекладачем (форми посвідчувального напису за №№60, 61).

Пунктом 6.19 Правил передбачено, що у разі  відсутності необхідних посвідчувальних написів, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів.

Таким чином, якщо одночасно з вірністю перекладу (справжністю підпису перекладача) засвідчується вірність фотокопії-витягу з документа, слід застосовувати посвідчувальні написи за формами №№ 60, 61 додатку 25 до Правил із використанням відповідних елементів посвідчувального напису за формою № 58-1 (посвідчувальний напис про засвідчення вірності фотокопії – витягу з оригіналу документа) додатку 25 до Правил тощо.

Відповідно до Правил, у графі 5 реєстру для реєстрації нотаріальних дій записується зміст оформлюваного документа. При засвідченні справжності підпису перекладача зазначаються назва документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостиля, у Реєстрі зазначається про факт легалізації або проставлення апостиля, а також записуються назва консульської установи або іншої установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації або проставлення апостиля та реєстраційний номер. Запис до Реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей (пункти 7.32, 7.33, 7.35 розділу VII Правил).

Крім того, пунктом 7.20 Правил встановлено, що при одночасному вчиненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідчення вірності письмового перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.

            Враховуючи вищевикладене, звертаємо Вашу увагу на те, що при засвідченні вірності перекладу документа нотаріус повинен перевірити, чи відповідає поданий для перекладу документ вимогам законодавства України, має юридичну силу, необхідні реквізити, а у разі засвідчення справжності підпису перекладача також встановити, що особа є перекладачем з відповідною кваліфікацією.