Головна » Відкриті дані » Про зразки підписів та печаток для проставлення апостилю

Про зразки підписів та печаток для проставлення апостилю

П’ятниця, 04 Жов 2019, 08:20

У зв’язку з неодноразовим зверненням нотаріусів області до Міністерства юстиції України з питаннями, пов’язаними з проставленням Міністерством юстиції України апостилю на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами, повідомляємо наступне.

     Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» Міністерство юстиції України проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України для використання їх за кордоном.

    Порядок проставлення спеціального штампа «Apostille» (далі – апостиль) регулюється Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5 (далі – Правила).

       Згідно цих Правил, компетентні органи розглядають документи, подані для проставлення апостиля, та з’ясовують: чи підлягають подані документи проставленню апостиля; справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

        Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

        При цьому, звертаємо Вашу увагу, що додаткова інформація або роз’яснення щодо документів, поданих до консульської легалізації чи проставлення апостиля, у нотаріусів Міністерством юстиції не витребовується.

        Слід зазначити, що з метою запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля, підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.2014 №890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля» затверджено Порядок ведення Електронного реєстру апостилів. Зокрема, Реєстр містить відомості про зразки відбитків печаток та/або штампів уповноважених органів та зразки підписів посадових осіб.

Форму подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів нотаріусів, а також форму подання відомостей про зміни до таких відомостей, встановлено Порядком подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 30.11.2015 № 2452/5.

Цей Порядок визначає умови, підстави та процедуру подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, необхідних для наповнення Електронного реєстру апостилів, а також відомостей про зміни до таких відомостей.

Відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомості про зміни до таких відомостей подаються уповноваженими відповідно до законодавства суб’єктами за формами, визначеними цим Порядком.

Вказані форми відомостей засвідчуються підписом керівника Головного територіального управління юстиції в області, місті Києві, скріплюються гербовою печаткою відповідного управління юстиції та мають бути подані адміністратору Електронного реєстру апостилів протягом трьох робочих днів з дня настання відповідних змін.

Враховуючи вищевикладене, з метою належного надання послуги з проставлення апостилю, Вам необхідно невідкладно повідомляти Головне територіальне управління юстиції у Херсонській області про зміну підпису, відбитку печатки та/або штампу тощо. Крім того, звертаємо Вашу увагу, що підпис та печатка, які проставляються Вами на документах, призначених для використання на території інших держав та потребують проставлення апостиля, повинні відповідати зразкам, проставленим у формах, які надавалися адміністратору Електронного реєстру апостилів. Тому, у разі відмови в проставленні апостилю на документі через  невідповідність підпису чи печатки, Вам необхідно звернутися до Головного територіального управління юстиції у Херсонській області.